En tiempos de crisis, las limitaciones en el flujo de dinero, obligan a las organizaciones a ser más eficientes a la hora de elaborar sus presupuestos.
En contabilidad general, se dice que la fórmula elemental es: ACTIVO + PASIVO = CAPITAL y el exceso de los INGRESOS sobre los EGRESOS en un período fiscal, da como resultado GANANCIAS y si la ecuación es a la inversa, el resultado es una PERDIDA ó DEFICIT.
Cada gerencia y departamento de la empresa, al final de cada período final, brinda un informe con la justificación de como se invirtió, gastó o dejó de ejecutar, cada centavo presupuestado.
Una adecuada administración de los recursos, hace que la tasa de retorno obtenida sea positiva y se acerque más a las metas trazadas al principio del período.
Ahora, por lo general, esta tasa de retorno es calificada en términos tángibles, de forma más simple, en algunas áreas del negocio, más que en otras.
La inversión en TI, es tal vez,una de las areas más difíciles de justificar y evaluar. No por casualidad, he escuchado en muchas ocasiones en todos estos años, que la inversión del Departamento de Cómputo, los demás departamentos lo ven más como un gasto y no como una inversión, perdiendo la noción real, de lo que representa TI para la organización.
Depende mucho de la visión que el Gerente de TI ha promulgado a lo interno de la empresa, para el criterio que el resto de la organización se haya creado del Departamento de Tecnología.
Algunos gerentes, legislan para salvaguardar sus interés y "status" en la organización, promoviendo independientemente de las necesidades reales de la organización, el mejoramiento constante del equipamiento de las altas esferas directivas de la empresa, consumiento gran parte del presupuesto, en mejoras innecesarias, que no aportan en nada, al proceso productivo de la empresa y en una gran cantidad de ocasiones, inversiones que terminan subutilizadas ó simplemente como adornos en los escritorios, en deprimento, de aquellas zonas en donde realmente se requería del mejoras de infraestructura.
Y es que en tiempos de "Crisis", lo primero es salvaguardar es el puesto de trabajo y muchos directores de TI, llaman a sus subalternos a sacrificarse y amarrarse un poco más los cinturones en "pro del mejoramiento de la empresa", pero la desviación de dineros hacia otros sectores del negocio, hacen ver al personal, que los únicos que realmente se sacrifican y estan siendo afectados por la crisis, son los que conforman la famosa "clase obrera".
Otros directores por lo contrario, se convierten en líderes innatos en las organizaciones y se ponen como ejemplo ellos mismos, llevando consigo a los demás, en ocasiones, a tomar conciencia del problema y ha ser ejemplos para el resto de los equipos que tienen a su cargo.
Si el dinero no sobra y es necesario hacer una inversión inteligente de él, es necesario, tener bien claro, que es lo que espero de una contratación "outsourcing", en cualquiera que sea la división del negocio.
De que sirve una auditoría de sistemas, efectuada por personal, con desconocimiento de las herramientas utilizadas dentro de la organización, si la misma, se basa en realizar una serie de preguntas repetitivas, que año tras año se hacen, para llenar informes, que satisfajan a las gerencias financieras y generales, de que todo se hace con base a las buenas costumbres.?
Algunas justificaciones para outsourcing:
Alianza estratégica
Cumplimiento de medida solicitada por la auditoría
Falta de personal capacitado para ejercer los mantenimientos, soporte y tareas diarias
Contingencia por alta rotación de personal de la unidad de TI
Gestión de Proyectos
Auditoría
Todas estos puntos son ciertamente justificables, pero que tan defendibles son en estos tiempos.?
Si justificamos un contrato de outsourcing, por el simple temor a que nuestro personal altamente capacitado, deje la empresa de un momento a otro y queremos tener un seguro, el costo es sumamente elevado. Además, este criterio, desde un punto de vista meramente personal, denota una inseguridad y falta de liderazgo, en el mando del encargado de TI.
Las auditorías en estos tiempos, no suelen ser aquellas que se hacían con la finalidad de realizar ajustes a los procedimientos establecidos en la organización. Ahora son, en la mayoría de los casos, un conjunto de informes en papel, que aportan poco o ningún valor a la organización. Muchas de las empresas dedicadas a brindar este servicio, cuentan con directores reconocidos y de gran capacidad técnica, pero no son los que realizan el análisis de los hallazgos obtenidos en el dictámen y tabulación de la información, por lo que a menudo, las conclusiones que se obtienen del ejercicio, suelen ser de poco valor o contenido y sí se comparan con las realizadas en períodos anteriores, difieren en muy poco unas de otras, ya que se apegan profundamente a machotes y líneamientos de "cómo y qué" deben contener dichas conclusiones. Pocas veces, se salen del libreto para obtener un producto novedoso y que genere un impacto importante en los procedimientos de la compañia. Sus recomendaciones se quedan en el papel, porque no se cuenta con el presupuesto o la disposición del sector gerencial, para llevarlas a cabo.
La falta de personal capacitado, es la factura más cara que suele pagar la empresa. Las cosas se repiten una y otra vez, hasta obtener el resultado buscado. Existe una alta rotación de personal, en busca del elemento requerido, que sea "idóneo, en términos cuantitativos y calificativos". Hoy en día, las empresas desean encontrar, elementos altamente competitivos y calificados, pero son mesquinos a la hora de ofrecer ventajas adicionales al pago de un salario mensual. Son muchas las promesas que se realizan durante el proceso de reclutamiento, pero luego, la falta de tiempo, la sobrecarga de funciones y la mala planificación de actividades, pospone siempre el entrenamiento ofrecido para el día de mañana, el siguiente mes o el siguiente año. Así, día tras día, la percepción del empleado va cambiando la imagen que tenía en un inicio de la empresa y cada gota de estrés, cada acto de indiferencia, insensibilidad y en muchos casos de sentido común, terminan con las aspiraciones personales que se tenían en un principio. El malestar del personal se hace notorio a simple vista, pero sólo el empleador no lo ve o no lo desea ver y como producto de dicho malestar, el nivel de calidad y ejecución del trabajo asignado al empleado, se vuelve mediocre.
Ante tal situación, en la mayoría de los casos, la empresa no busca el porqué de tan abrupto cambio en la actitud del personal. Es más fácil precendir de empleado y quitarse de encima un dolor de cabeza, que buscar las causas que llevaron al cambio en el comportamiento del individuo.
La gestión de proyectos, es quizás, la forma más habitual de hacerle frente al desarrollo de nuevas aplicaciones o requerimientos para la empresa. El que exista un tercero, responsable del levantamiento de requerimientos, análisis, desarrollo y puesta en marcha de los proyectos informáticos, que no sean posibles de llevar a cabo por parte de los recursos internos de TI, da cierta tranquila, ya que por si sola, esta figura, es un cheque nominal. Si se cumple con el cronograma trazado, se desembolsa los dineros establecidos y si por el contrario, existe incumplimento en la calendarización, se puede ejecutar la garantía solicitada al inicio del proyecto.
Sea cuál sea su punto de vista, de como administrar y llevar a cabo las metas impuestas al principio del período, en conjunto con su equipo de TI, realice el ejercicio de autocalificarse y sea su más ferviente admirador y retractor de las medidas tomadas. Aprenda y aplique día con día, el principo de como rehacer las cosas. Deje que los resultados sean los que hablen por usted y su departamento de TI y que no sea las palabras que salgan de su boca, la invitación a cenar o los tragos, los que lo mantengan al frente de su puesto de trabajo.
Aprenda a escuchar, lo que no se dice. Conozca a su equipo y si aún no lo ha hecho, conózcase a si mismo, así sabrá de que es capaz y para qué tipos de cosas, requerirá ayuda, para poder cubrir sus limitaciones.
